Del parte de trabajo a la certificación mensual

Un parte firmado no es dinero. Es la pieza que permite que, semanas después, alguien pueda escribir una línea en una certificación.

Entre esas dos cosas hay un recorrido con fecha de corte, una medición sobre el terreno y al menos tres personas que tienen que decir que sí. El gremio que trabaja para constructoras cobra por ese recorrido, no por la jornada. Y el sitio donde más partes se caen no es la obra ni la firma: es el calendario.

Esto es el ciclo del mes, de principio a fin. Qué es exactamente cada documento está en parte, albarán y certificación; aquí se da por sabido, porque esto va del proceso.

El mes de la obra no es el mes del calendario

Toda certificación tiene una fecha de corte: el día hasta el que cuenta lo ejecutado. Lo que se hace después ya pertenece al periodo siguiente, por muy dentro del mismo mes que caiga.

Esa fecha la fija la constructora, y no tiene por qué ser el último día del mes. El motivo es sencillo: la constructora también certifica hacia arriba. Antes de poder presentar lo suyo tiene que juntar sus mediciones y las de todas sus subcontratas, cuadrarlas y montar un único documento. Ese trabajo lleva días, y esos días salen de algún sitio. Salen del corte de los gremios, que va por delante.

De ahí viene un error muy caro y muy fácil de cometer: la oficina del gremio trabaja con el mes natural y da por hecho que tiene hasta el 31. Si el corte era antes, hay una semana larga de trabajo ejecutado que ya nació para el mes siguiente sin que nadie lo decidiera.

Así que la primera pregunta de una obra nueva, antes de que exista un solo parte, son tres datos: qué día es el corte, a quién se le entrega lo del periodo y en qué formato lo quiere. No es burocracia. Es la fecha que gobierna todo lo demás.

Los cinco pasos que van del parte a la factura

1. El parte firmado, jornada a jornada

La base de todo. Cada jornada genera su parte, con la obra identificada, las horas por persona, lo ejecutado, el material y las incidencias, y con la conformidad del jefe de obra de la constructora tomada allí mismo. Lo que tiene que llevar escrito está en qué debe llevar un parte de trabajo.

Un parte que no existe el mismo día es un parte que después habrá que reconstruir de memoria, y lo que se pierde en esa reconstrucción es justo lo que vale dinero.

2. La relación valorada

Llegado el corte, los partes del periodo se agrupan y se convierten en un documento con importes: unidades ejecutadas por su precio de contrato, horas por su precio hora, extras aparte. Eso es la relación valorada.

Aquí es donde se nota si los partes estaban bien. Una relación valorada se monta rápido cuando cada línea sale de un parte concreto; se convierte en una tarde entera cuando hay que llamar por teléfono a tres operarios para saber a qué portal correspondían aquellas horas.

3. La medición con el jefe de obra

La relación valorada es lo que dice el gremio. La medición es la conversación en la que las dos partes se ponen de acuerdo en cuánto hay ejecutado de verdad.

Se hace sobre el terreno, con los planos y, cuando hace falta, midiendo. Lo que no se pueda enseñar se defiende con lo que quede escrito de aquel día: partes, fotos, la anotación de la espera. Por eso las unidades que se tapan —lo que va por falso techo, por regata o bajo solera— hay que medirlas y fotografiarlas antes de que se cierren, no después.

4. La certificación aprobada

Cuando la medición se cierra, se emite la certificación del periodo y la constructora la aprueba. Ahí es donde se aplican los descuentos que correspondan según el contrato de esa obra, como la retención de garantía.

Conviene saber de antemano quién emite el documento en cada obra: en unos casos lo prepara la constructora y el gremio solo lo recibe; en otros lo presenta el gremio y la constructora lo valida. Cambia poco el fondo y cambia mucho quién tiene que estar pendiente de la fecha.

5. La factura

La factura va detrás de la certificación aprobada, nunca delante. Una factura emitida sobre algo todavía no aprobado tiene todas las papeletas de volver, y volver significa entrar otra vez al final de la cola.

Si la duda es en qué plazo tienen que pagarla o qué se puede reclamar cuando no llega, esa pregunta es para tu asesor o tu abogado, no para un artículo.

Quién dice que sí, y a qué

Un parte firmado a mucha gente le parece que ya está cobrado. No lo está: en el recorrido hay tres conformidades encadenadas y cada una afirma una cosa distinta.

• La firma del parte dice esto se ejecutó. La da el jefe de obra de la constructora, en obra y el mismo día. Es la única que no se puede recuperar después.
• La medición dice esto es cuánto. La cierra el jefe de obra o, en obras grandes, quien lleve las mediciones: un jefe de producción, un técnico. Conviene saber quién es antes del primer corte, no el día de la medición.
• La aprobación de la certificación dice esto es lo que se paga de este periodo. Es la que convierte el trabajo en un importe exigible.

Administración no está en esa lista. No decide: comprueba que la factura coincide con lo aprobado. Si no coincide, la devuelve, y ninguna de las tres conformidades anteriores sirve para discutirlo.

Dos tipos de trabajo, dos papeles del parte

El parte no juega el mismo papel en toda la obra, y confundirlo es una de las razones por las que un parte bien firmado no se convierte en nada.

Lo contratado por unidades de obra. La línea de la certificación sale de la medición: metros de bandeja, puntos de luz, metros de tubería. El parte no genera la línea, la respalda. Sirve para saber qué avanzó cada día y para sostener las incidencias, pero un parte que solo tiene horas, en un contrato de unidades, no produce ningún importe por sí mismo.

Lo que va por horas, por administración o como extra. Aquí el parte firmado es prácticamente la línea: horas por persona y categoría, material empleado y la conformidad de quien lo pidió. Sin parte no hay nada que valorar, porque no hay unidad que medir.

Casi todas las obras tienen las dos cosas a la vez. Merece la pena que cada parte deje claro a cuál de las dos pertenece lo que describe, porque quien monta la relación valorada al final del mes no suele ser quien estuvo en el tajo.

El parte que no llega al corte

Hay dos situaciones que desde la oficina parecen la misma y no lo son.

El parte que llega tarde con la obra abierta. Suele ser recuperable. Lo habitual en obra es que las certificaciones se hagan a origen: cada una mide el total ejecutado desde el principio y resta lo ya certificado, de modo que lo que se olvidó un mes se arrastra y se corrige al siguiente. Conviene confirmarlo en el contrato de cada obra, porque de eso depende exactamente esto.

Recuperable no quiere decir gratis. Son treinta días más de retraso en el cobro y una discusión con menos memoria de los dos lados. Y con los extras es peor: un extra no se recupera midiendo, se recupera convenciendo, y para convencer hace falta que esté escrito de aquel día.

El parte que llega sin la conformidad. Ese no entra, y no hay medición que lo arregle. Es un problema distinto, con sus propias salidas.

Queda un tercer caso, el peor, y es cuando ya no hay periodo siguiente al que arrastrar nada porque la obra se ha cerrado. Eso es otra historia, y va aparte.

Cómo cuadrar lo ejecutado con lo certificado

Cuatro columnas por obra, actualizadas cada mes:

ejecutado  →  certificado  →  facturado  →  cobrado

La resta que importa es la primera: ejecutado menos certificado es el pendiente de certificar. Si esa diferencia crece mes tras mes en la misma obra, no es un desfase de calendario: hay algo que se está cayendo siempre por el mismo sitio.

Para que esas columnas signifiquen algo hace falta trazabilidad en los dos sentidos, y las dos direcciones se comprueban con una prueba sencilla:

• De la certificación al parte. Se coge una línea al azar de la última certificación y se intenta llegar a los partes que la sostienen. Si hoy no se consigue en cinco minutos, dentro de seis meses, cuando alguien la discuta, no se va a conseguir.
• Del parte a la certificación. Esta es la que casi nadie hace, y es la que descubre el dinero perdido. Se cogen los partes de un mes y se comprueba que cada uno acabó en alguna parte. Los que no aparecen en ninguna línea son la respuesta a por qué no cuadra.

Lo que hace posibles las dos pruebas es lo más aburrido del asunto: partes numerados de forma correlativa y un estado por parte —emitido, firmado, en la certificación de tal mes, facturado—. Sin eso, cuadrar una obra es un ejercicio de memoria.

Qué ordenar antes del próximo corte

Cinco medidas que funcionan igual con talonario y que se pueden aplicar este mes:

• Apuntar la fecha de corte de cada obra en un sitio visible, junto al nombre de la persona que recibe la relación valorada.
• Cerrar los partes el mismo día. El corte no perdona a los partes que están en una furgoneta.
• Medir y fotografiar lo que se va a tapar antes de que se tape. Es la única prueba que queda cuando el falso techo está cerrado.
• Marcar cada parte como unidad, hora o extra en el propio parte, no en la cabeza de quien lo rellenó.
• Hacer la prueba del parte a la certificación una vez al mes. Media hora, y es la única forma de enterarse de un agujero mientras todavía se puede tapar.

Cómo lo plantea Werqo

Werqo trabaja sobre la parte del ciclo donde se decide todo lo demás: que el parte exista completo, firmado y en la oficina el mismo día en que se ejecuta el trabajo.

El operario lo rellena en el móvil en la propia obra, con los campos obligatorios que impiden cerrarlo a medias y con las fotos pegadas al documento. Ahí mismo firma el jefe de obra de la constructora, y después el encargado del gremio. El parte queda sellado para que no se pueda modificar por detrás y sale enviado sin que nadie tenga que llevar un papel a ninguna oficina, así que cuando llega el corte los partes del periodo ya están todos, en orden y con su número. El recorrido paso a paso está en cómo funciona.

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